С 1 сентября 2026 года вступают в силу положения Федерального закона от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ об обязательном электронном оформлении перевозочных документов. Правило распространяется на транспортную накладную и заказ при автомобильной перевозке, железнодорожную транспортную накладную, грузовую накладную при воздушной перевозке и экспедиторские документы. Закон сохраняет отдельные случаи бумажного оформления.
Обмен данными идет через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Юридическое лицо должно входить в реестр операторов Минтранса. Участники перевозки не подключаются к ГИС ЭПД напрямую.
Как определить роли в ЭТрН
Грузоотправителя и грузополучателя указывают по фактической модели перевозки и заключенным договорам. Поставщик может доставлять товар своим транспортом, привлечь перевозчика либо передать отдельные функции экспедитору. Каждая схема формирует собственный состав участников и подписантов.
Присутствие представителя поставщика при передаче товара еще не создает договор транспортной экспедиции. Экспедиторские документы нужны тогда, когда отношения сторон соответствуют договору транспортной экспедиции. Адреса погрузки и выгрузки в электронном документе должны совпадать с реальным маршрутом партии.
Минтранс указывает, что одну перевозку нельзя одновременно оформить на бумаге и в электронной форме. Документ, созданный до 1 сентября в выбранном формате, завершается в этом же формате. Дополнительного переходного периода после установленной даты нет.
Что поправить в закупочных документах
Перед публикацией закупки заказчику нужно описать место поставки, момент исполнения обязанности по доставке и порядок приемки. Проект контракта должен позволять оформить ЭТрН по реальным ролям участников. Формальное требование всегда указывать поставщика грузополучателем способно расходиться с выбранной схемой перевозки.
Полезно заранее определить сотрудников, которые подпишут электронные документы, проверить полномочия и совместимость с оператором ИС ЭПД. Расходы на электронный обмен и действия привлеченного перевозчика учитываются при расчете цены поставки. Факт приемки товара по контракту и оформление перевозочного документа остаются связанными, но регулируют разные действия сторон.
При поставках несколькими партиями настройки проверяют для каждого места приемки. Замена адреса, перевозчика или представителя должна своевременно попадать в данные ЭТрН. Исправления проводят по форматам и правилам оператора, сохраняя связь с исходным электронным документом.
Официальные материалы: раздел ГИС ЭПД на сайте Минтранса России.