В электронном актировании ЕИС важно различать три действия с документом о приемке: удаление, исправление и перевод в архив. Они применяются в разных ситуациях и не заменяют друг друга. Ошибка в выборе действия может привести к тому, что в реестре исполнения останется некорректная цепочка документов, а количество или объем ТРУ по контракту будет отражен неверно.
Когда документ можно удалить
Удаление доступно только для документа о приемке или исправления к нему, сформированного поставщиком в личном кабинете ГИС ЕИС ЗАКУПКИ, пока документ находится в статусе «Проект». В этом случае в контекстном меню выбранного документа используется пункт «Удалить».
Если документ подписан хотя бы одной из сторон, удаление уже недоступно. Подписание усиленной квалифицированной электронной подписью считается юридически значимым действием, поэтому подписанный документ должен оставаться в истории электронного документооборота.
Что делать после подписания
Если документ о приемке подписан обеими сторонами, но позднее обнаружены ошибки, поставщик оформляет исправление существенных или несущественных условий. Выбор зависит от того, какие сведения нужно изменить: количество, стоимость, реквизиты исполнения, технические неточности или иные данные документа.
Для заказчика и поставщика важно не создавать параллельные документы без необходимости. Корректнее сохранять связь с исходным документом о приемке и его исправлениями, чтобы в ЕИС была понятная цепочка действий по контракту.
Когда применять статус «Архив»
Для неактуальных документов в статусе «Отказано при рассмотрении» в ЕИС реализован перевод в статус «Архив». Такой сценарий нужен, когда документ не должен дальше использоваться в приемке, но его нельзя просто удалить как проект.
Если у документа есть исправления, в архив переводится вся цепочка документов: исходный документ о приемке и его исправления. При этом функция доступна, когда все документы в цепочке находятся в статусе «Отказано при рассмотрении». Перевод в архив позволяет высвободить количество или объем товаров, работ, услуг, указанный в документе о приемке.
Чек-лист перед действием в ЕИС
- проверьте текущий статус документа: «Проект», «Подписан», «Отказано при рассмотрении» или другой статус;
- убедитесь, подписывал ли документ поставщик, заказчик или обе стороны;
- для проекта используйте удаление только если документ действительно не нужен;
- для подписанного документа выбирайте исправление существенных или несущественных условий;
- для неактуального отказанного документа проверьте возможность перевода всей цепочки в архив;
- сохраните внутреннее обоснование действия в закупочном досье.
Где проверить источник
Официальные инструкции и материалы по электронному актированию размещаются в разделе «Руководство пользователя по работе в ЕИС» и в Базе знаний личного кабинета ЕИС. Исходное разъяснение ГИС ЕИС ЗАКУПКИ по удалению и архивированию документов о приемке опубликовано также в официальных каналах ЕИС.