ГИС ЕИС ЗАКУПКИ учитывает документ о приемке со статусом «Отказано при рассмотрении» при расчете общего количества, объема и стоимости заактированных товаров, работ или услуг. Поэтому оставленный без обработки документ способен исказить показатели исполнения контракта в личном кабинете поставщика.
Актуальный документ нужно исправить
Если поставка, работа или услуга относятся к текущему исполнению, поставщик формирует исправление. ЕИС предусматривает варианты для существенных и несущественных условий. Выбор зависит от того, какие сведения требуется скорректировать в документе.
Основанием служат ошибки или неточности, указанные при рассмотрении. Перед отправкой новой версии полезно сверить количество по позициям, стоимость, реквизиты первичных документов и замечания заказчика. Проверка должна охватывать сведения, которые повлияли на отказ.
Неактуальную приемку можно перенести в архив
Для документа, который больше не относится к фактической приемке, поставщику доступен перевод в статус «Архив». После операции количество или объем ТРУ из такого документа освобождается. Показатели контракта можно сопоставить с действующими документами повторно.
Архив в этом сценарии предназначен для утратившей актуальность версии. Он не заменяет исправление документа, по которому стороны продолжают оформлять приемку.
Что происходит с цепочкой исправлений
Когда к исходному документу уже созданы исправления, ЕИС переносит в архив всю связанную цепочку. Функция доступна при одном условии: каждый документ в цепочке имеет статус «Отказано при рассмотрении». Наличие версии с другим статусом требует сначала разобраться с ее состоянием в системе.
Рабочая проверка перед действием
Поставщику стоит открыть карточку контракта и определить, какая версия соответствует фактической поставке. Затем проверяют статусы всех исправлений и влияние исходного документа на остаток объема. После исправления либо архивирования показатели следует сверить еще раз. Заказчику полезно проверить, что на рассмотрение поступила нужная версия и ее данные совпадают с документами об исполнении.
Для внутреннего контроля можно сохранить номер версии и дату операции в закупочном досье. Такая отметка помогает связать изменение показателей ЕИС с конкретным документом приемки.
Разъяснение ЕИС
Порядок описан в публикации официального канала ГИС ЕИС ЗАКУПКИ о документах со статусом «Отказано при рассмотрении». Подробные инструкции по работе функции размещены в Базе знаний личного кабинета пользователя.